Vacatures

Heb jij overzicht in drukke tijden? Heb jij feeling met facilitair en ICT? Heb jij oog voor detail en sta jij bekend als de verbinder met een glimlach? Wij zoeken een regelaar die alles administratief op orde houdt, zorgt voor overzicht in de projecten en voorziet iedere vraag van een juist antwoord. Dit doe je voor een ontwikkelende en ambitieuze organisatie. Waar we écht een team vormen en klaarstaan voor elkaar. Net als voor de inwoners van Zoetermeer. Sluit jij bij ons aan? 

Word jij enthousiast van ons verhaal en wil jij hieraan jouw bijdrage leveren? Reageer dan op deze vacature! 

Wat ga je doen?  

Jij bent samen met jouw collega medewerker secretariaat de spin in het web van ons kantoor aan de Teldersrode. Jij wordt het aanspreekpunt voor facilitaire- en ICT vragen en zorgt dat alles op rolletjes verloopt: van koffieautomaten tot BHV-plannen en van ICT-aanvragen tot het bijhouden van kantoorvoorraden. Je bent verantwoordelijk voor administratieve én praktische ondersteuning en werkt nauw samen met je collega die de focus heeft op directie- en P&O-ondersteuning. Tijdens haar afwezigheid neem jij haar taken waar, denk aan de agendaplanning van onze directeur-bestuurder en het bijhouden van mutaties in de personeelslijst. 

Jouw kerntaken:

• Aanspreekpunt voor facilitaire zaken op het hoofdkantoor (contact met schoonmaak, de huismeester, sleuteltagsysteem en overige leveranciers, etc.).
• Aanspreekpunt voor ICT-vragen. Je werkt graag met Office en weet je weg in Word, PowerPoint, SharePoint en Teams te vinden. Kom je er niet uit? Dan bundel je de vragen van collega’s voor onze IT-partner.
• Coördineren en onderhouden van koffievoorzieningen en voorraadbeheer.
• Ondersteunen coördinatie: BHV, RI&E- en ontruimingsdocumenten.
• Projectondersteuning, bijvoorbeeld bij tevredenheidsonderzoeken en het bundelen van gegevens voor rapportages (kwartaalcijfers, verzuimgegevens en jaarstukken).
• Communicatieondersteuning (zoals bij nieuwsbrieven, formats, praktische bijdragen en het bijbestellen foldermateriaal).
• Algemene administratieve- en ondersteunende werkzaamheden, zoals:
• Gezamenlijk beheer van de directiemailbox.
• Agendaplanning directie.
• Actielijst bijhouden bij interne overleggen.
• Coördinatie inkomende- en uitgaande post.
• Documentbeheer (zoals opvragen offertes, facilitering ondertekening en archivering). 

Je maakt deel uit van het stafteam, waaronder een bestuurssecretaris, communicatiemedewerker, vakontwikkelaar en je collega medewerker secretariaat. Je werkt daarnaast nauw samen met ons managementteam.  

Wat neem je mee? 

• MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met ervaring in een administratieve en/of facilitaire functie.
• Communicatietalent, zowel mondeling als schriftelijk en je werkt graag samen met verschillende collega’s.
• Verantwoordelijkheidsgevoel: je werkt nauwkeurig, denkt in oplossingen en bewaart overzicht.
• Schakelvermogen. Jouw werk is dynamisch en je planning loopt vaak anders dan gedacht. Jij weet agenda’s en planningen zo om te zetten dat alles naadloos klopt. 
• Affiniteit met ICT en goede digitale vaardigheden: blind typen? Check. Outlook, Excel, Teams, PowerPoint, SharePoint? Check. 

Wat bieden wij jou? 

Een afwisselende baan in een organisatie die volop in beweging is en waarin mensen centraal staan. 

• Een salaris in schaal 5 van de cao Social Work: tussen de € 2.494,- en € 3.774,- op basis van 36 uur.
• Ons vertrouwen: jij bent de vakspecialist, wij stimuleren je met jouw ideeën aan de slag te gaan.
• Flexibiliteit in urenindeling. De output die je levert telt. Bij voorkeur verdeel je je uren over 4 dagen.
• Een contract voor zes maanden, met uitzicht op verlenging. 

Let op: voor deze functie is een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) nodig.

inZet: meedoen en ondersteunen in het hart van de wijk  inZet is een samenwerkingsverband dat sinds 2021 bestaat. Met 150 professionals werken we samen om de inwoners van Zoetermeer die ondersteuning nodig hebben bij problemen waar zij in het leven tegen aanlopen. Samen kijken we naar wat kan en wat zelf lukt en wat of wie daarnaast nodig is als passende oplossing of activiteit om meer uit elke dag te halen. We betrekken waar het kan graag familie, vrienden of buren bij de oplossing.  

inZet is een coöperatie van acht leden: Fonteynenburg, Impegno, Kwadraad Maatschappelijk Werk, LIMOR, MEE Zuid-Holland-Noord, Palet Welzijn, Stichting Piëzo en WMO Maatwerk en zes samenwerkingspartners.  

Enthousiast? 

Herken jij jezelf in deze functie en wil je samen met ons verder bouwen aan inZet? Geweldig! Stuur dan uiterlijk 17 juli je motivatie en cv naar directie@inzet-indewijk.nl. Wacht niet te lang, want als we voldoende geschikte kandidaten hebben, sluiten we de vacature eerder. 

Werk je al bij één van de moederorganisaties van inZet? Vermeld dan INTERN in het onderwerp van je sollicitatie. Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid voorrang. 

De sollicitatiegesprekken worden ingepland op maandag 28 juli en donderdag 31 juli. Heb je jouw sollicitatie ingestuurd, hou deze twee data dan gereserveerd in je agenda. 

Wil je meer weten over de procedure? Neem dan contact op via directie@inzet-indewijk.nl of stuur Ilse een appje met je vraag en ze belt je terug: 06 – 15 01 41 72. (Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld)